MONTHLY BOOKKEEPING GUIDE
月次記帳・資料提出のご案内
毎月の記帳業務の流れ、資料の提出方法、
ご提出時の注意点をご案内します。
月次記帳の基本的な流れ
毎月の記帳業務の流れをSTEPに沿ってご案内しています。
対象月の終了
その月の取引資料を
ご準備ください。
資料を提出
指定の方法で資料を
ご提出ください。
不足・不明点を確認
必要に応じて
確認のご連絡をします。
記帳・内容確認
勘定科目や税区分などを
確認します。
記帳完了をご連絡
作業完了後に
当事務所からご連絡します。
MONTHLY WORKFLOW
月次業務の全体像
毎月の作業を円滑に進めるため、「お客様にお願いすること」と「当事務所が行うこと」を時期ごとにまとめています。
質問例を見る
資料の内容に不明点がある場合、freeeのやりとり画面などから、下記のようにご質問することがあります。
質問例：「〇〇の資料をください」
記帳時のチェック項目を見る
当事務所では、記帳代行の場合だけでなく、お客様ご自身で入力された会計データについても、同じ項目について入力および内容の確認を行います。
- 日付
- 取引先（※重要度が低い場合は省略することがあります）
- 勘定科目
- 金額
- 税区分
- レシート等の画像（※お客様からご提供があった場合）
提出期限について実際の提出期限は、ご契約内容や事業状況によって異なります。当事務所からご案内した期限をご確認ください。
基本プランの対応範囲基本プランでは記帳完了をご連絡します。月次資料の作成・提供、業績説明、経営相談などは含まれていません。
CONTRACT TYPES
ご契約タイプ別の対応
ご契約タイプによって、お客様にお願いする作業、資料の提出方法、当事務所の対応範囲が異なります。
ご自身の契約タイプに該当するタイトルを選択して内容をご確認ください。
01
自計化・入力チェック
お客様が会計ソフトへ入力し、証憑を添付します。
当事務所では、入力された会計データと添付資料の内容を確認します。
資料の共有方法
お客様にお願いすること
- 会計ソフトへの入力
- 領収書・請求書などの証憑添付
- 契約書などの必要資料の共有
- 当事務所からの質問への回答
当事務所が行うこと
- 入力内容の確認
- 勘定科目・税区分の確認
- 預金などの残高確認
- 仕訳に添付された証憑の確認
- 確認作業の完了連絡
02
記帳代行（データ提出）
お客様から領収書・請求書などをデータでご提出いただき、
当事務所が会計ソフトへの入力、証憑の添付、内容確認を行います。
資料の共有方法
どちらへ提出すればよいか分からない場合
Googleドライブへ保存していただいて構いません。
当事務所で内容を確認し、必要に応じてfreeeの仕訳へ添付します。
同じ資料を両方へ提出する必要はありません。
お客様にお願いすること
- 必要資料の準備
- freeeまたはGoogleドライブへの提出
- 不足資料の追加提出
- 当事務所からの質問への回答
当事務所が行うこと
- 会計ソフトへの記帳
- Googleドライブへ提出された資料の確認
- 必要な証憑のfreee仕訳への紐づけ
- 勘定科目・税区分の確認
- 預金などの残高確認
- 不足資料・不明点の確認
- 記帳作業の完了連絡
03
記帳代行（紙資料提出）
お客様から領収書・請求書などを紙でご提出いただき、
当事務所が会計ソフトへの入力と内容確認を行います。
資料の提出方法
お客様にお願いすること
- 必要資料の準備
- 紙資料の提出
- 不足資料の追加提出
- 当事務所からの質問への回答
当事務所が行うこと
- 会計ソフトへの記帳
- 勘定科目・税区分の確認
- 預金などの残高確認
- 不足資料・不明点の確認
- 記帳作業の完了連絡
SUBMISSION METHODS
資料の提出方法
ご契約タイプをご確認のうえ、 当事務所からご案内した方法で資料をご提出ください。 確認・記帳作業を円滑に進めるため、 原則としてデータでの提出を推奨しています。
オンラインで提出
データでご提出いただくことで、 資料の受領・確認・記帳をスムーズに進められます。
提出先が分からない場合
Googleドライブへ保存していただいて構いません。
当事務所で内容を確認し、必要に応じてfreeeの仕訳へ添付します。
同じ資料を複数の提出先へ重複して提出する必要はありません。
紙で提出
紙資料での提出をご案内しているお客様は、 郵送でご提出ください。
郵送・返送費用について
紙資料の郵送にかかる送料および 当事務所からの返送送料は、 お客様のご負担となります。
提出時の注意事項
- ご契約内容に応じて、当事務所からご案内した提出先へ資料をご提出ください。
- 同じ資料を複数の提出先へ重複して提出する必要はありません。
- 提出先が分からないデータは、Googleドライブへ保存してください。
- 紙資料の郵送費および返送費は、お客様のご負担となります。
- 紛失防止のため、紙資料は追跡可能な方法でお送りください。
DOCUMENT QUALITY
資料提出のOK例・NG例
正確な記帳とスムーズな月次処理のため、PDFや画像をご提出いただく際は、金額・日付・店名などが明確に確認できる状態で保存してください。
実際の見本
チェックポイント
OK例
そのまま内容を確認できる状態- 金額・日付・店名などがはっきり読める
- 1データにつき1枚・1取引になっている
- ピントが合い、手ぶれしていない
- 店名や日付を上にして、読みやすい向きになっている
- 光の反射や影がなく、文字が隠れていない
- 関係のない書類や私物が写り込んでいない
NG例
確認・加工・再提出が必要な状態- 文字がぼやけて、金額や店名が判読できない
- 日付・金額などの重要な部分が欠けている
- 光で白飛びしている、または影で文字が隠れている
- 複数のレシートを1枚にまとめて撮影している
- 関係のない書類や私物が大きく写り込んでいる
- 折り目やシワで金額などが隠れている
- 斜め上や横から撮影され、補正が必要になっている
PDF・画像ファイル
加工せずに内容を確認できるPDFまたは画像ファイルでのご提出をお願いします。
Excelなどの編集用ファイル
当事務所で変換・加工が必要となる場合は、作業内容に応じて別途料金を頂くことがあります。
そのままでは記帳が難しいデータについては、再提出をお願いする場合があります。
また、画像の確認・修正・加工に追加作業が発生する場合は、「データ・資料品質：粗」の料金を頂きます。
接待交際費・会議費などのレシート
飲食代などのレシートには、税務上の区分や取引内容を確認できるように、参加者や目的をご記載ください。
- 自社側の参加者：〇〇
- 相手先名：〇〇株式会社
- 相手の氏名：〇〇社長、〇〇様
- 参加人数：3名
- 目的：打合せ、情報交換、契約後の懇親会など
自社側の参加者、相手先名、相手の氏名、参加人数、目的をご記載ください。
記載例：自社側：〇〇
相手先：〇〇株式会社
相手：〇〇社長
参加人数：3名
目的：契約後の懇親会
参加者全員の氏名を記載することが難しい場合は、会社名や部署名、参加人数、具体的な目的をご記載ください。
記載例：〇〇株式会社 営業部
自社営業部
参加人数：合計10名
目的：プロジェクトキックオフ懇親会
参加者の氏名をご記載ください。人数が多い場合は、部・課などの部署名と参加人数でも構いません。あわせて具体的な目的をご記載ください。
記載例：営業部3名・経理課2名
目的：月次決算報告会後の打合せ
MONTHLY SCHEDULE
提出期限と記帳完了予定
最短で対象月の翌月末までに記帳完了
資料の提出から記帳完了までの、基本的なスケジュールをご案内します。以下は7月分を処理する場合の一例です。
対象月終了
7月分の取引を締め、提出する資料をご準備ください。
準備開始資料をご提出
指定された方法で、7月分の資料をご提出ください。
お客様内容確認・記帳
資料を確認し、不足・不明点の確認と記帳を進めます。
税理士事務所HRT記帳完了をご連絡
記帳・確認作業が完了したことを、当事務所からご連絡します。
完了資料の提出が期限を過ぎた場合や、不足資料・不明点の確認に時間を要した場合は、記帳完了予定も後ろ倒しになります。
※上記は標準的なスケジュール例です。実際の提出期限・記帳完了予定は、ご契約内容や資料の量、確認事項の状況によって異なります。
HOW TO AVOID EXTRA FEES
追加料金を避ける資料提出のポイント
通常どおり記帳できる状態でご提出いただければ、追加料金はかかりません。一方、資料の不備でこちらでの修正・整理・変換などが必要になる場合は、作業内容に応じて追加料金が発生します。下の OK・NG を目安にご提出ください。
資料の状態や提出方法によって、当事務所で通常対応を超える確認・整理・加工が必要になる場合があります。
補足：追加料金は、資料の状態・件数・必要な加工や確認作業などに応じて発生します。資料を毎月の期限内に、内容を確認できる状態でご提出いただくと、追加作業を減らすことができます。
FREQUENTLY ASKED QUESTIONS
よくある質問
月次記帳や資料提出について、お客様からよくいただくご質問をまとめています。質問をクリックすると回答が表示されます。
Q 資料が全部揃っていない場合はどうすればよいですか？
揃っている資料から先にご提出ください。未提出の資料については、準備ができ次第、追加でご提出をお願いします。
Q 領収書を紛失した場合はどうなりますか？
支払いの事実や取引内容を確認できる場合は、出金伝票などを作成して対応することがあります。
領収書や請求書などの保存がない場合、消費税の仕入税額控除が認められない可能性があります。領収書等は紛失しないよう保管をお願いします。Q Excelファイルのまま提出できますか？
当事務所からExcel形式での提出をご案内した請求書等を除き、原則としてPDFまたは画像形式でのご提出をお願いします。
指定外のExcelファイルをそのままご提出いただいた場合は、freeeへ取り込むための変換・加工が必要になるため、追加料金の対象となります。Q スマートフォンで撮影した画像でも大丈夫ですか？
1枚・1取引で、鮮明かつ資料全体を確認できる画像であれば問題ありません。
日付、金額、店名などが読めるように、ピント、光の反射、影、書類の向きにご注意ください。
Q 原本は郵送する必要がありますか？
資料を紙で提出する契約タイプの場合は、原本の提出をお願いしています。
紙資料の郵送費および当事務所からの返送費は、お客様のご負担となります。Q 資料を期限までに提出できない場合はどうなりますか？
資料の提出が遅れた場合は、記帳完了予定も後ろ倒しになります。提出が難しい場合は、事前に当事務所へご連絡ください。
著しい提出遅延が継続し、月次処理や税務申告に支障が生じる場合は、契約の継続をお断りすることがあります。Q どの契約タイプがよいか分からない場合はどうすればよいですか？
最初の面談で現在の経理状況、資料の保管方法、会計ソフトへの入力状況などを伺い、お客様に合った契約タイプをご提案します。
Q 提出後に資料の間違いに気付いた場合はどうすればよいですか？
間違いに気付いた時点で、対象となる資料や取引を明記して当事務所へご連絡ください。内容を確認したうえで対応します。
提出後の差し替えや修正が頻繁に発生し、通常対応を超える確認・修正作業が必要な場合は、追加料金の対象となります。