当事務所の対応方法・注意点（月次記帳・資料提供について）
当事務所では、お客様からの資料の受け取り方・記帳方法に応じて、月次のサポート方法が異なります。
大きく分けて、次の３つのパターンがあります。
- お客様が記帳し、当事務所がチェック・修正を行う場合
- お客様から「データ」で資料をご提供いただき、当事務所で記帳を行う場合
- お客様から「紙」で資料をご提供いただき、当事務所で記帳を行う場合
なお、3紙による資料提供は、当事務所でのスキャン・整理等の作業が増えるため、料金が割高 になります。
そのため、できる限り 1または2の方法 をおすすめしています。
各プラン共通のご協力のお願い
各プランをご利用いただくにあたって、スムーズで正確な処理のため、以下についてご協力をお願いいたします。
- 毎月の記帳は、翌月5日頃まで の入力を目安にお願いいたします。
- 勘定科目や処理方法に迷う取引は、いったん 「雑費」 で登録していただき、freeeのコメント機能で内容を明記していただけますと助かります。
- 通帳・クレジットカード等の明細は、可能な範囲で 自動連携（口座同期）を設定していただけると、記帳の精度とスピードが向上します。
例：5月分チェックの場合
不明勘定科目処理例：
1．対応方法のパターン
① お客様が記帳後、当事務所で確認を行う場合
お客様側で日々の記帳を行っていただき、当事務所でチェック・修正を行う方法です。
この方法は、freee上の各取引にレシート・請求書などの資料データが添付されていて、正確な仕訳をおこせることが前提となります。
手直しが多い場合は、②お客様から「データ」で資料提供後、当事務所で記帳を行う場合と同じ金額がかかります。
月次の流れ
- お客様にて当月分を記帳
- 翌月初旬に、当事務所にて記帳内容をチェック
- 不明点・確認事項を当事務所よりご連絡
※主に freeeのコメント機能 を用いてご連絡します - チェック完了後、当事務所にて帳簿を締め
- 当事務所より請求書を発行し、メールで送付
※紙の請求書をご希望の場合は、別途料金 を頂戴します。 - お客様にて、期日までにお振込対応
質問例：
流れのイメージ（5月分チェックの場合）：
② お客様から「データ」で資料提供後、当事務所で記帳を行う場合
お客様には紙の整理・保管をしていただきつつ、PDFや画像等のデータとして資料をご提供いただき、当事務所で記帳を行う方法です。
月次の流れ
- お客様にて、当月分の資料をスキャン・撮影し、freeeのファイルボックス、Googleドライブに保存
- 翌月初旬に、当事務所にてデータを確認
- 不明点・確認事項を当事務所よりご連絡
※主に freeeのコメント機能 を用いてご連絡します - チェック完了後、当事務所にて帳簿を締め
- 当事務所より請求書を発行し、メールで送付
※紙の請求書をご希望の場合は、別途料金 を頂戴します。 - お客様にて、期日までにお振込対応
質問例：
流れのイメージ（5月分チェックの場合）：
③ お客様から「紙」で資料提供後、当事務所で記帳を行う場合
紙のまま郵送で資料をお送りいただき、当事務所で記帳を行う方法です。
①②と比べて事務負担が大きいため、料金は割高となります。
月次の流れ
- お客様にて、当月分の資料を翌月に当事務所へ発送
※ 送料はお客様負担 にてお願いいたします。 - 当事務所にて資料をチェックし、記帳・不明点の確認
※主に freeeのコメント機能 を用いてご連絡します - チェック完了後、当事務所にて帳簿を締め
- 資料を当事務所よりご返送（着払い にてお送りします）
- 当事務所より請求書を発行し、メールで送付
※紙の請求書をご希望の場合は、別途料金 を頂戴します。 - お客様にて、期日までにお振込対応
質問例：
流れのイメージ（5月分チェックの場合）：
目次
2．データで資料提供いただく際の注意点
（1）エクセル形式等でのご提供（当事務所で加工が必要なデータ）について
エクセルファイル等は、当事務所側での変換・加工が必要となり、
その分の作業負担が大きくなってしまいます。
そのため、PDFや画像ファイル形式（JPEG・PNG等） に変換のうえ、
ご提供いただけますと大変助かります。
こちらで対応も可能ですが、その場合は別途料金を請求いたします。
（2）スキャン・撮影いただく際のお願い
正確な記帳のため、次の点を守ってスキャン・撮影 をお願いいたします。
これらが守られていない場合、追加で画像の確認・修正作業が発生するため、
「データ・資料品質：粗」の料金 を頂く場合があります。
撮影・スキャン時のチェックポイント
- 金額・日付・店名などがはっきり読めるよう、全体を鮮明に撮影する
- 1データにつき1枚（1取引） のレシート・請求書とする
- スマホ画面のタップ等でピントを合わせ、手ぶれを防止する
- レシートは読みやすい向き（店名や日付が上側）で統一する
- 光の反射で文字が飛んだり、影で隠れたりしないようにする
- 他の書類や私物が写り込まないようにする
NG例（追加料金の対象）
次のような状態のデータは、そのままでは記帳が難しく、
確認・修正に時間を要するため、追加料金の対象 になります。
- 文字がぼやけており、金額や店名などが判読できない
- 日付や金額などの重要情報が欠落しており、内容の確認ができない
- 光で金額部分が白飛びしている、影で文字が隠れて読めない
- 複数枚をまとめて撮影しており、どのレシートがどの取引か特定しづらい
- 関係のない書類や私物が大きく写り込んでいる
- レシートがぐちゃぐちゃの状態で、折り目・シワで金額等が隠れている
- 斜め上や横からの撮影で、当事務所側での補正に余分な時間がかかる
（3）接待交際費等のレシートについてのお願い
接待交際費・会議費などに該当する飲食代等のレシートについては、
税務上の区分・内容の確認のため、以下の情報の記載 をお願いいたします。
必須事項：参加者・関係性の記載
参加者の氏名・会社名
お客様との関係性や目的
記載例
「○○商事 △△様 新規見積の打合せ」
「株式会社□□ ××様 定例打合せ後の懇親」 など
人数が多い場合
人数が多く、参加者全員の氏名を記載するのが難しい場合は、
参加者の詳細の代わりに、具体的な目的を明記 してください。
記載例
- 「新規見積の打合せ」
- 「プロジェクトキックオフ懇親会」 など
社内のみの場合（会議費）
社内メンバーのみでの飲食の場合は、原則として「会議費」として処理します。
そのため、レシートやメモに、具体的な目的を一言添えて ください。
記載例
- 「社内決算報告会」
- 「新商品企画会議後の打合せ」
- 「月次振り返りミーティング」 など
ご負担をおかけする部分もございますが、正確な帳簿作成とスムーズな月次処理のためのルールとなります。
運用方法についてご不明な点がございましたら、お気軽に当事務所までお問い合わせください。
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