「配送の報酬明細は残しているけれど、振込額をそのまま売上にしてよいのだろうか」
「車の購入代金や燃料代は、どこまで経費にできるのだろうか」
軽貨物・配送業を営む方の中には、日々の配送を終えてから帳簿を付けたり、確定申告の資料を整理したりすることに負担を感じている方もいらっしゃると思います。
配送の仕事では、委託元から受け取る報酬のほか、車両の購入・リース、燃料代、ほかのドライバーに支払う委託料などを整理します。また、仕事用の車を私生活でも使っている場合は、仕事と私用の区分も必要です。
今回は、個人で軽貨物・配送の仕事を請け負っている方に向けて、確定申告で確認したい資料と整理のポイントをまとめます。
それでは本編へ。
委託報酬明細は、振込額だけでなく内訳を確認する
委託元から振り込まれた金額が、そのまま配送の売上になるとは限りません。
報酬から手数料や車両リース料などを差し引いて振り込む契約では、入金額だけを見ても、報酬の総額や差し引かれた費用が分からないためです。
まずは、委託元から届く報酬明細や精算書と、通帳の入金を照らし合わせましょう。
| 確認する項目 | 確認したい内容 |
|---|---|
| 配送報酬 | どの期間の仕事に対する報酬か、総額はいくらか |
| 差し引かれた金額 | 手数料、車両関係の費用など、何の支払か |
| 調整額 | 過去の精算や訂正などが含まれていないか |
| 振込額 | 明細の金額と実際の入金が一致しているか |
明細に記載された控除額も、すべてを同じ費用として処理できるとは限りません。
項目の意味が分からない場合は、契約書や委託元の説明を確認しておきましょう。
また、報酬明細から差し引かれた費用を帳簿に入力し、同じ費用の請求書からも入力すると、二重計上になります。「報酬から差引済み」「別途支払」など、精算方法が分かるようにしておくと確認しやすくなります。
なお、売上に計上する年は、入金日だけでは決まりません。原則として、配送の仕事を完了した日で判断します。
例えば、12月に行った配送の報酬が翌年1月に振り込まれる場合、原則として12月の仕事の分は、入金された翌年ではなく、配送を行った年の売上になります。
年末年始をまたぐ明細は、対象期間と入金日を分けて確認しましょう。
複数の委託元から仕事を受けている方は、委託元ごと、月ごとに明細を整理しましょう。
メールや専用サイトで交付される明細も、後から確認できるように保存しておくことが大切です。
車両を購入した場合は、購入代金とローン返済を整理する
配送用の車を購入した場合、購入代金と、ローンで毎月支払う金額は分けて考えます。
車両の購入費用は、原則として購入した年に全額を必要経費にするのではなく、減価償却によって各年に配分します。減価償却とは、車両などの取得にかかった金額を、一定の方法で各年の必要経費にしていく手続です。
一方、ローンの元本返済は、借りたお金を返すものであり、それ自体が必要経費になるわけではありません。業務のための借入金の利息は必要経費になるため、元本と区別して確認します。
そのため、車両を購入したときは、次の資料をそろえておきましょう。
- 売買契約書、注文書、購入時の請求明細
- 車検証など、車両の情報が分かる資料
- 購入代金の領収書や振込記録
- ローンの契約書、返済予定表、返済明細
- 過去の減価償却明細
購入時の請求明細には、車両本体のほか、付属品、税金、保険料、登録に関する費用などが記載されていることがあります。購入総額だけでなく、内訳が分かる資料を残しておきましょう。
中古車を購入した場合や、以前から私用で使っていた車を配送に使い始めた場合は、その経緯も伝えてください。購入日と、仕事で使い始めた時期を確認できるようにしておくと、減価償却の検討を進めやすくなります。
購入時の支払総額を項目ごとにどう分けるか、ローンや下取りがある場合の処理はどうなるかは、車両購入の経理処理についての記事で、仕訳例とともに解説しています。
リース車両は、月額料金と契約内容を確認する
車両をリースしている場合は、毎月の支払額に加えて、契約書も確認します。
同じ「リース」という名称でも、契約期間や中途解約の条件、契約終了時の車両の扱いなどは異なります。税務上の処理を確認するためにも、月額料金だけで判断せず、契約内容が分かる資料を用意しましょう。
特に確認しておきたいのは、次の内容です。
| 確認する項目 | 確認したい内容 |
|---|---|
| 契約期間 | いつからいつまで利用する契約か |
| 月額料金の内訳 | 車両の利用料以外に何が含まれているか |
| 保険・車検・整備 | 月額料金に含まれるか、別に支払うか |
| 契約時の支払 | 頭金、保証金などの支払があるか |
| 契約終了時の条件 | 返却、買取り、再契約などの条件 |
委託元から車両を借りていて、利用料が配送報酬から差し引かれる場合も、報酬明細と車両の契約書を併せて確認します。
月額料金に含まれている費用と、別途支払った費用を整理しておくと、集計漏れや重複を防ぎやすくなります。
燃料代は、領収書やカード明細をまとめておく
燃料代は、配送の仕事で継続して発生する費用です。現金、クレジットカード、燃料カードなど、支払方法が分かれている場合は、それぞれの資料を確認しましょう。
給油のレシートや領収書には、日付、金額、給油内容などが記載されています。カードで支払った場合も、利用明細だけで内容が分からないことがあるため、給油時の資料を残しておくと確認に役立ちます。
整理する際は、給油した取引とカード代金の引落しを、別々の燃料代として二重に計上しないようにしましょう。
また、燃料カードの請求書に、洗車代やオイル交換代などが含まれている場合は、その内訳も確認します。
複数の車両を使っている方や、ご家族の車の給油にも同じカードを使っている方は、どの車両の費用か分かるようにしておくことも大切です。
仕事と私用で同じ車を使う場合は、区分の根拠を残す
配送に使っている車でも、休日の買い物や家族の送迎などに利用している場合は、仕事と私用の両方に関係する費用が発生します。
このような費用は、支払った全額をそのまま必要経費にするのではなく、仕事に必要な部分を明確に区分します。
一般に、この区分を「家事按分」といいます。
車両に関する費用では、仕事と私用の走行距離などが、使用状況を説明するための材料になります。
例えば、次のような記録を残しておくと確認しやすくなります。
- 車両の総走行距離が分かる記録
- 配送で走行した距離や運行日報
- 配送日、配送先、業務内容の記録
- 私用で使った日や距離のメモ
按分する割合は、「配送業だから何割」と一律に決まるものではありません。
実際の使い方に合った基準で区分し、その根拠を説明できるようにしておきましょう。
また、燃料代だけでなく、車両の減価償却費やリース料なども、私用で使う部分があれば、同じように使用実態を踏まえて区分します。仕事だけに使う車と、私用でも使う車がある場合は、車両ごとに分けて記録すると分かりやすくなります。
車両以外の費用も同様です。お客様への連絡に、私用と兼用のスマホを使っている場合は、通信費のうち仕事に必要な部分を区分します。
ほかのドライバーに支払う委託料は、依頼内容と支払を確認する
「委託料」「委託報酬」という言葉は、取引の立場によって意味が変わります。
ご自身が配送を請け負って受け取る報酬と、ほかのドライバーに配送を依頼して支払う費用は、分けて整理しましょう。
| 取引 | 整理する内容 |
|---|---|
| 委託元から配送報酬を受け取る | 売上となる報酬と、その精算内容 |
| ほかのドライバーに配送を依頼する | 外注した仕事の内容と、それに対する費用 |
ほかのドライバーに仕事を依頼した場合は、誰に、いつ、どの配送を依頼し、いくら支払う契約だったかを確認できるようにします。
業務委託契約書、請求書、配送実績、振込記録などを関連付けて保管しておくと、取引内容を説明しやすくなります。
現金で支払った場合も、支払先や日付、金額、内容が分かる領収書などを残しましょう。
なお、外注費か給与かは、「業務委託契約」という名称だけで決まるものではありません。
給与に当たる場合は、源泉徴収などの扱いが変わるほか、消費税を一般課税で計算している方は、その支払を仕入税額控除の対象にできません。働き方や指示の出し方などの実態も関係するため、判断に迷う場合は、実際の仕事の進め方を税理士に伝えて確認しましょう。
消費税とインボイスは、委託元との取引条件も確認する
確定申告では、所得税だけでなく、消費税の申告が必要かどうかも確認します。
2年前の課税売上高が1,000万円を超える年は、原則として消費税の納税義務があります。1,000万円以下の方でも、インボイス発行事業者の登録を受けると課税事業者となり、消費税の申告と納税が必要です。
配送の仕事では、委託元から登録の有無を確認されることがあります。登録するかどうかは、委託元との契約や報酬の条件、消費税を納める負担を併せて検討しましょう。
2割特例や3割特例など、インボイス登録後の負担を軽くする制度は、こちらの記事で解説しています。
軽貨物・配送業の確定申告で、相談前に準備したい資料
税理士に確定申告を依頼する際は、売上と費用の資料に加えて、車両の契約内容や仕事での使い方が分かる資料も準備します。
| 資料 | 主に確認すること |
|---|---|
| 委託報酬明細・精算書 | 配送報酬、差し引かれた費用、精算内容 |
| 通帳・口座の取引明細 | 報酬の入金と各種支払 |
| 車両の購入資料 | 購入金額、費用の内訳、取得時期 |
| ローンの返済資料 | 元本と利息の内訳 |
| リース契約書・請求書 | 契約条件、料金に含まれる内容 |
| 燃料代・保険料・車検・修理代・高速代などの領収書・請求明細 | 支出の内容と金額 |
| 運行日報・走行距離の記録 | 仕事と私用の使用状況 |
| 外注先の請求書・配送実績 | 依頼した仕事と費用の内容 |
| 過去の申告書・決算書・減価償却明細 | これまでの申告と車両の処理 |
併せて、会計ソフトへの入力がどこまで進んでいるか、資料が紙とデータのどちらで保管されているかも伝えましょう。
記帳から任せたいのか、ご自身で入力した帳簿の確認と申告を依頼したいのかによって、必要な作業は変わります。
自分で入力して申告だけを依頼する場合の確認内容や、費用が何で変わるかは、こちらの記事で解説しています。
資料が不足している場合は、何がそろっていて、何が見つからないかを整理して伝えてください。相談前に、どの資料をどの方法で共有するか確認しておくと、準備を進めやすくなります。
初回相談で話す内容や、見積もり前に確認しておきたいことは、こちらの記事でまとめています。
よくある質問（Q&A）
Q．委託元から振り込まれた金額を、そのまま売上にしてよいですか？
手数料や車両関係の費用などが差し引かれている場合は、振込額だけでは売上を把握できません。
委託報酬明細を確認し、報酬の総額と差し引かれた金額の内容を整理しましょう。
Q．ローンで購入した車は、毎月の返済額を経費にできますか？
毎月の返済額を、そのまま全額必要経費にすることはできません。
元本返済と利息を分けて確認し、車両の購入費用は原則として減価償却によって各年の必要経費に配分します。私用でも使う場合は、仕事に使う部分の区分も必要です。
Q．配送用の車を休日にも使う場合、燃料代はどう整理しますか？
仕事と私用の両方に使っている場合は、仕事に必要な部分を区分します。
走行距離や運行記録など、実際の使用状況が分かる資料を残し、その状況に合った基準で整理しましょう。
Q．12月分の報酬が1月に振り込まれた場合、どちらの年の売上ですか？
原則として、配送の仕事を完了した12月の属する年の売上になります。
入金日だけで判断せず、報酬明細で対象期間を確認しましょう。
おわりに
軽貨物・配送業の確定申告では、委託報酬の振込額だけでなく、報酬明細の内訳を確認することが大切です。
車両についても、購入・ローン・リースの資料を分けて整理し、燃料代や外注費の記録を残しておきましょう。私用でも使う車がある場合は、仕事との区分を説明できるようにしておく必要があります。
日々の明細や領収書に加え、契約書と運行記録をそろえておくと、確定申告や税理士への相談を進めやすくなります。
税理士事務所HRTでは、松山市を中心に、軽貨物・配送業の方の確定申告のご依頼をお受けしています。委託報酬の内訳、車両の処理、仕事と私用の区分なども確認しながら進めます。資料の状況やご希望の依頼範囲をお伝えいただければ、内容を確認のうえでお見積りいたします。
参考文献
条文
所得税法第37条
所得税法第45条
所得税法第49条
所得税法施行令第96条
消費税法第9条
通達
所得税基本通達36－8
所得税基本通達45－1
所得税基本通達45－2
消費税法基本通達1－1－1
国税庁HP
No.2210 必要経費の知識
No.2100 減価償却のあらまし
確定申告書等作成コーナー「借入金利子」
No.6163 リース取引についての消費税の取扱いの概要
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